Qu’est-ce qu’un logiciel de Gestion Électronique Documentaire ?
Un logiciel de GED est un outil informatique qui centralise la gestion de tous les documents électroniques de l’entreprise, optimisant ainsi le cycle du document interne et évitant les problèmes d’archivage.
Quels sont les critères à considérer pour choisir un logiciel de GED ?
Avant de faire votre choix, évaluez vos besoins en termes de dématérialisation de gestion documentaire, l’ergonomie du logiciel, son évolutivité, sa compatibilité avec d’autres logiciels et sources de documents, ainsi que l’offre de formation des utilisateurs et l’assistance.
Vos besoins en termes de dématérialisation de gestion documentaire
Avant de choisir un logiciel de GED, évaluez le volume de documents mensuels de votre entreprise et définissez les fonctionnalités nécessaires pour dématérialiser votre gestion documentaire. Renseignez-vous sur la solution la plus adaptée à vos besoins.
L’ergonomie du logiciel de GED
Pour choisir un bon logiciel de GED, assurez-vous de son ergonomie et de ses fonctionnalités. Il doit offrir une interface simple et facile d’utilisation pour accéder, classer, retrouver, consulter, modifier et partager les documents.
L’évolutivité de l’outil
Pour une équipe peu expérimentée, identifiez les fonctions clés pour votre processus métier. Choisissez un GED qui offre les fonctionnalités demandées et peut combler un maximum de besoins.
La compatibilité avec d’autres logiciels et sources de documents
Vérifiez la compatibilité du logiciel avec d’autres logiciels utilisés. Intégrez votre GED à votre ERP pour avoir des informations en temps réel. Paramétrez le logiciel pour traiter des documents provenant d’autres systèmes.
L’offre de formation des utilisateurs
Assurez-vous que les utilisateurs sont formés à l’utilisation du logiciel, consultez les sites proposant des formations. Si nécessaire, demandez à l’éditeur de GED de fournir une formation pour tous les collaborateurs.
L’assistance
Vérifiez si l’éditeur de GED propose un service d’assistance dédiée pour répondre à vos besoins. Avant la mise en production, testez le logiciel pour garantir son bon fonctionnement.
