Les différents types de notes de frais
Une note de frais est un document qui permet aux salariés de justifier les dépenses professionnelles qu’ils ont engagées. Il existe plusieurs types de notes de frais, tels que la note de frais kilométrique, la note d’inventaire, la note d’honoraires et la note d’acompte. Ces notes de frais sont utilisées pour les dépenses qui nécessitent une justification administrative, telles que les frais de déplacement, les frais postaux, les frais d’hébergement, les frais de repas, les indemnités kilométriques, etc.
Les dépenses concernées par la note de frais
La note de frais concerne différentes catégories de dépenses professionnelles, telles que les frais de déplacement, les frais engagés pour des événements professionnels, les frais de restauration pour les invitations d’équipe, de clients et de partenaires, les frais de téléphone, de photocopies, d’imprimantes, de location d’équipements professionnels, les frais de fournitures et de pièces détachées, etc. Il est important de noter que les notes de frais doivent être utilisées exclusivement pour les frais professionnels et non pour les frais personnels.
Comment créer une note de frais professionnels
La création d’une note de frais professionnels doit être réalisée avec soin. Elle doit inclure des informations telles que l’identité du bénéficiaire, la date et le lieu du déplacement, la nature et l’objet de la dépense, le montant HT et TTC de chaque dépense, la liste des invités en cas d’invitation, etc. Les notes de frais doivent également être accompagnées des documents justificatifs tels que les factures, les chèques, les tickets de caisse, etc. Il est possible d’utiliser des outils en ligne pour simplifier ce processus et permettre aux employés de faire leur demande de remboursement.
Les modalités de remboursement des frais
Lorsqu’une note de frais est présentée conformément aux exigences de l’entreprise, celle-ci procède au remboursement des frais engagés. Il existe deux types de remboursement : le remboursement des frais réels et le remboursement forfaitaire. Dans le cas du remboursement des frais réels, l’entreprise rembourse chaque dépense réellement engagée par le salarié. Dans le cas du remboursement forfaitaire, l’employeur fixe un montant fixe pour les dépenses, telles que les indemnités de repas et les indemnités kilométriques. Dans ce cas, le salarié n’est pas tenu de présenter de justificatifs pour le remboursement de ses frais professionnels.
