Sensibilisation des collaborateurs à la gestion des notes de frais
Il est important d’informer les collaborateurs sur la manière dont l’employeur récupère les dépenses engendrées par un motif professionnel. Il est également essentiel de les sensibiliser aux risques liés à la fraude et de les responsabiliser sur le sujet. Cela permet à l’entreprise de limiter les risques d’erreur ou de fraude.
Création d’une charte relative aux notes de frais
Il est essentiel de mettre à disposition des collaborateurs un document interne qui explique et clarifie toutes les informations relatives aux notes de frais et à leur remboursement. Cela aide les salariés à comprendre les limites en matière de notes de frais.
Contenu de la charte relative aux notes de frais
La charte doit contenir toutes les informations utiles concernant la politique de notes de frais de l’entreprise. Cela peut inclure les justificatifs nécessaires pour le remboursement, les barèmes et modalités de remboursement, ainsi que les spécificités propres à l’entreprise.
Définition des règles de gestion des notes de frais
En rappelant les droits et devoirs des salariés et en expliquant le cadre légal des notes de frais, l’entreprise établit des règles de référence qui peuvent être rappelées en cas d’erreur ou de tentative de fraude. Ces règles peuvent également inclure le budget adapté à chaque type de dépense et un plafond de remboursement.
Ajout de conseils pour faciliter la gestion des notes de frais
Il est important d’inclure des conseils dans la charte afin de faciliter le processus de gestion des notes de frais. Cela peut comprendre une liste de prestataires recommandés et la possibilité de négocier des tarifs préférentiels avec ces prestataires.
Limites de la politique de notes de frais
Malgré toutes les recommandations, il peut être difficile de respecter les limites en fonction du lieu de déplacement ou de la période de l’année. Il est donc recommandé d’utiliser un logiciel de gestion des notes de frais pour encadrer la politique de l’entreprise et étudier au cas par cas les exceptions avant de refuser le remboursement d’une dépense.
